"Утро вечера мудренее", или как спланировать рабочий день

планирование рабочего времени

Достаточно часто, приходиться слышать в разговоре с собеседником, о его катастрофическом дефиците времени — впору «на части разорваться». Почему такое происходит? Именно для ответа на этот простой вопрос, создана целая наука по управлению временем — тайм-менеджмент, специалисты которой, настоятельно рекомендуют нам, всерьез заняться его планированием.


Многие из тех, кто серьезно взялся за планирование рабочего времени, были слегка шокированы достигнутыми результатами, выяснив, что всего лишь 20–30% своего времени они используют продуктивно. Остальное — разлетается на малозначимые события, пустые разговоры, перекуры и т.д.
Безусловно, такая ситуация обязывает задуматься о своих методах работы, самым серьезным образом.


Можно конечно, для решения этого вопроса, обратиться к специалистам, поступив на соответствующие курсы. Но такое обучение, как правило, не бесплатное и достаточно дорогое.


Для большинства случаев, проблема решается вполне самостоятельно. Соответствующую информацию, можно почерпнуть из специализированных печатных изданий или на сетевых ресурсах.


Западные тренинг менеджеры считают, что 60% своего времени стоит посвящать переговорным процессам с партнерами или клиентами. Как правило, такие встречи планируются заранее. Иными словами — 60% времени должно быть четко спланировано, причем на телефонные переговоры, стоит отвести не более 15%.


Остальное время, следует распределить поровну, между спонтанной активностью и непредвиденными обстоятельствами.
• Первое это — управленческая работа, самостоятельная аналитическая деятельность и т.д.
• Второе — любые неожиданные обстоятельства, связанные с потерей времени, включая, затраты на дорогу, ожидания и т.п.


Существуют и более конкретные рекомендации. Например, если переговорный процесс через 40 минут не принес видимых результатов, то его следует прервать; в любом случае, на деловые переговоры не стоит тратить более 1 часа.


Или, например, что длительность разговоров по телефону, должна составлять не больше — 3-х минут для диалогов информационно-справочного характера, 5-и минут для решения более важных вопросов и 20-и минут для дискуссий.


Для того чтобы правильно спланировать свое время, специалисты рекомендуют с вечера перед сном, зафиксировать на бумаге, все мероприятия следующего дня с желаемыми конечными результатами. То есть, не просто позвонить поставщикам, а позвонить и договориться о скидках и т.д. Далее нужно пронумеровать список дел по степени важности и распределить между ними время.


Такая методика позволяет, для решения текущих задач, включить в работу подсознание человека и зачастую, утром, многие неожиданно для себя, находят правильные решения, т.е. пришедшие как бы на «свежую голову».

В заключение стоит рассмотреть еще один немаловажный пункт.
Для того чтобы составить качественный график на день, необходимо учитывать следующие моменты:
• необходимо четко определить цель
• выделить основные этапы
• определить желаемый конечный результат для каждого этапа
• установить поэтапно, затраченное время
• выявить параллельные процессы
• определить необходимые ресурсы для каждого этапа
• составить список участников и спланировать время на переговоры
• смоделировать возможные барьеры и разработать сценарий мероприятий по их преодолению
• определить для важных этапов и проблемных моментов альтернативные пути решения.

+1
+28
-1

Информация об авторе

/
(Все статьи автора)

Руководитель ряда интернет-проектов в рунете и уанете. Разработчик, специалист по интернет маркетингу и поисковому продвижению.

Любит ставить различные эксперименты в продвижении стартапов нетрадиционными методами.

Добавить комментарий